Tietosuojaseloste

Yrityksen henkilötietojen käsittely

1. TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA

  • Yritys käsittelee henkilöstön henkilötietoja toimintansa ylläpitämiseksi.
  • Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
  • Yritys käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia yrityksen määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
  • Yritys luovuttaa henkilötietoja Accountor Oy:lle, joka hoitaa yrityksen palkanlaskennan.
  • Vain niillä yrityksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
  • Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.

2. REKISTERINPITÄJÄ

Yritys: Viherpalvelu Ettala & Co Oy Y-tunnus: 9040234-4
Osoite: Valurinkatu 11, 20360 Turku

3. REKISTERIN KÄSITTELIJÄ

Accountor Oy Yliopistonkatu, Turku

4. YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot

  • Henkilön nimi Sari Auvainen
  • Sähköpostiosoite sari.auvainen@viherpalvelu.net
  • Puhelinnumero 0500 530 730

5. REKISTERIN NIMI

Työntekijärekisteri ja asiakasrekisteri

6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Henkilörekisterin tiedot

  • Nimi
  • Sosiaaliturvatunnus
  • Veronumero
  • Ammattinimike
  • Osoite
  • Tiedot ennakonpidätyksestä
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Ammattiyhdistys- ja ulosottodokumentaatio

Lisäksi yritys arkistoi rekisteröidyltä saamansa lääkärintodistukset, joita yritys tarvitsee palkanmaksun hoitamiseen ja Kela- ja vakuutuskorvausten anomiseen. Edellä mainittujen perustietojen antaminen on yritykselle välttämätöntä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.

7. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Työntekijärekisteri sisältää työntekijöistä tietoja, jotka ovat tarpeen yrityksen ja työnhakijan välisen työsuhteen luomisessa ja ylläpidossa. Henkilötietojen kerääminen perustuu työntekijän suostumukseen. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai viranomaisilta. Niitä ei kerätä ulkopuolisilta tahoilta.

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat

  • Palkanmaksu
  • Lakisääteiset työnantajavelvoitteet, kuten palkan ennakonpidätykset, ay-maksujen ja ulosoton tilitykset, palkkailmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiöille, rakentamisilmoitukset
  • Sairaspäivärahojen anominen
  • Yhteydenpito ja viestintä
  • asiakassuhteet
  • markkinointi

8. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Lakisääteinen velvoite

Yritys käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Oikeutettu etu

Yrityksen oikeus käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja perustuu rekisteröidyn ja yrityksen välisen työsuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyn voi kohtuudella olettaa tietävän, että yritys käsittelee hänen henkilötietojaan toimintansa yhteydessä. Yritys on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella on todennut, että rekisteröidyn perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä yrityksen oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja työsuhteen perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yrityksen oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa yritys arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut.

Suostumus

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää.

9. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu Tilitoimisto Virtanen Oy:lle, joka käsittee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja käyttää tietoja palkanmaksun ja lakisääteisten ilmoitusten hoitamiseen.

10. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

11. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai yrityksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Yritys säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin työsuhde jatkuu. Kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja säilytetään 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.

12. REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN REKISTERÖITY VOI VAIKUTTAA TIETOJENSA KÄSITTELYYN?

Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä yrityksen kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle.

Yritys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada yritykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Kun rekisteröity käytää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, yritys toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, yritys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää yritystä oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla yritykselle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada yritys poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että yritys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi.
  • Yritys ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö yrityksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

13. OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.

14. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

15. MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU

Yritys kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja päivitetään Postin ilmoittamien osoitemuutosten ja ulosottoviranomaiselta saatujen tietojen perusteella.

16. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukittavissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä yrityksen edustajilla joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy yrityksen käsittelemiin henkilötietoihin.